Lukujärjestys.fi:n ("Palvelu") hallinnoi Terrefta AB ("Yhtiö") y-tunnuksella 559362-7341. Palvelu kuuluu Euroopan tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulation (GDPR) piiriin.
Palvelu koostuu verkossa toimivasta aikataulutustyökalusta, jonka tarkoituksena on helpottaa aikataulujen laatimista kouluissa, päiväkodeissa ja iltapäiväkerhoissa. Palvelu on tarkoitettu opettajille, jotka laativat lukujärjestyksiä, sekä organisaatioille, jotka tarvitsevat aikataulutusta toiminnassaan ("Käyttäjä").
Palvelun verkkosivusto on www.lukujarjestys.fi.
Seuraavia henkilötietoja käsittelee Yhtiö tarjotakseen Palvelua Käyttäjälle:
Nimi vaaditaan tarjotakseen käyttäjätilin Palvelussa sekä kommunikoinnissa Käyttäjän kanssa.
Sähköpostiosoite vaaditaan tarjotakseen käyttäjätilin Palvelussa sekä kommunikoinnissa Käyttäjän kanssa.
IP-osoite kirjataan, jotta voidaan mahdollistaa vianetsintä, koota käyttötilastoja sekä tunnistaa ja ehkäistä turvallisuusriskejä.
Olettaen, että Yhtiön ja Käyttäjän välillä ei ole solmittu erillistä sopimusta henkilötietojen käsittelystä vastaamisesta, Palvelussa henkilötietojen käsittelystä vastaavat yhdessä. Yhteisvastuullisen käsittelyn järjestely kuvataan alla.
Yhtiöllä ja Käyttäjällä on yhteinen henkilötietojen käsittelyvastuu Palvelussa. Henkilötietojen käsittelyvastuun jakautuminen selvennetään seuraavilla keskinäisillä järjestelyillä:
Yhtiö vastaa käyttäjätileistä: Yhtiö vastaa Käyttäjän käyttäjätiliin liittyvistä henkilötiedoista. Tähän sisältyvät henkilötiedot, joihin Käyttäjä on antanut suostumuksensa tallennettaessa rekisteröidessään käyttäjätilin Palvelussa. Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Käyttäjä vastaa itse rekisteröimistään henkilötiedoista: Kun Käyttäjä rekisteröi ja käsittelee kolmannen osapuolen henkilötietoja Palvelussa, Käyttäjä on yksin vastuussa näistä henkilötiedoista. Tämä voi olla esimerkiksi henkilön nimiä, jotka esiintyvät Palvelun lukujärjestyksissä.
Yhtiö vastaa IP-osoitteista: Yhtiö on yksin vastuussa IP-osoitteiden käsittelystä Palvelussa.
Jos Yhtiön ja Käyttäjän välillä on tehty erillinen kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä vastaamisesta Palvelussa, kyseinen sopimus menee ensisijaisesti voimaan ja tässä asiakirjassa kuvattu henkilötietojen käsittelystä vastaavien keskinäinen järjestely toissijaisesti.
Organisaatioiden käyttäjätilien hallinnointi Palvelussa edellyttää, että Käyttäjän organisaatioon liittyvät käyttäjät voivat nähdä toistensa henkilötiedot. Tämä tapahtuu seuraavasti:
Palvelun tarjoamiseksi edellytetään, että muut tahot käsittelevät henkilötietoja seuraavasti:
Yhtiö: Palvelun tarjoamiseksi Yhtiöllä on oltava pääsy kaikkiin Palvelussa tallennettuihin henkilötietoihin.
Sähköpostipalveluntarjoaja: Käyttäjän sähköpostiosoite välitetään Palvelun sähköpostipalveluntarjoajalle aina, kun sähköpostia lähetetään Käyttäjälle. Tämä on välttämätöntä kommunikoidakseen Käyttäjän kanssa. Sähköpostipalveluntarjoaja noudattaa tietosuoja-asetusta. Toimitettua sähköpostiosoitetta saa käyttää vain kyseiseen tarkoitukseen.
Pilvipalveluntarjoaja: Kaikki Palvelun tiedot, mukaan lukien henkilötiedot, tallennetaan pilvipalveluntarjoajan palvelimille.
Henkilötietoja saa jakaa vain, jos Käyttäjä antaa siihen suostumuksensa.
Henkilötietoja, joista Yhtiö on vastuussa, säilytetään niin kauan kuin on tarpeen Palvelun tarjoamiseksi. Kun Palvelua ei enää tarjota Käyttäjälle, henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, edellyttäen ettei poistaminen riko Yhtiön velvoitteita tai määräyksiä.
Käyttäjä voi milloin tahansa pyytää henkilötietojensa poistamista. Tämä tapahtuu päättämällä käyttäjätilinsä Palvelussa. Jos Käyttäjällä ei ole käyttäjätiliä, poistopyyntö tulee lähettää Yhtiölle (sähköposti: lukujarjestys.fi@terrefta.se).
Yhtiö vastaa tallennettujen henkilötietojen turvallisesta käsittelystä. Tähän vastuuseen kuuluu muun muassa seuraavaa:
Palvelun henkilötiedot säilytetään palvelimella ruotsalaisen pilvipalveluntarjoajan luona, joka noudattaa tietosuoja-asetusta. Palvelin sijaitsee Ruotsissa. Sähköpostipalveluntarjoaja sijaitsee Euroopan unionin alueella ja noudattaa tietosuoja-asetusta. Turvakopiot säilytetään salattuina tiedostopalvelimella Euroopan unionin alueella. Palvelun infrastruktuuri on perustettu noudattaen hyväksyttyjä IT-turvallisuuskäytäntöjä.